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銀川能源學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法
日期：2020-09-24
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第一章 總則
?? 第一條 學(xué)生檔案是指學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長的真實記錄。學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查證、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等服務(wù)。
?? 第二條 為適應(yīng)學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的需要，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保學(xué)生檔案材料的真實、齊全、完整和安全，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生管理工作中的作用，為用人單位提供可靠依據(jù)。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）以及國家有關(guān)學(xué)生管理工作的政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際修訂本辦法。
?? 第三條 按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，學(xué)校的學(xué)生檔案由學(xué)生處集中保管，各院系及相關(guān)部門（學(xué)生處、教務(wù)處、招就處、組宣部、團委）指定專人負責(zé)學(xué)生檔案材料的登記、收集、整理和報送工作。學(xué)生處負責(zé)收集、匯總、分類、整理、歸檔，管理學(xué)生在校期間政治、思想、學(xué)習(xí)、考試、考核、獎懲等方面材料，以保證檔案材料的系統(tǒng)、完整。
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第二章 學(xué)生檔案材料歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? 第四條 本辦法所稱學(xué)生檔案，是指普通全日制本?？茖W(xué)生檔案。學(xué)生檔案分入學(xué)前檔案和在學(xué)校期間充實的檔案。
?? 入學(xué)前檔案是學(xué)生入校前中學(xué)階段的檔案材料，包括：高中畢業(yè)生登記表、高中綜合素質(zhì)評價表、高考報名登記表及體檢表（包括電子檔案打印件），入團、入黨材料、獎勵材料和處分材料等。
?? 在學(xué)校期間充實的材料包括：
?? （一）學(xué)生入學(xué)材料：入學(xué)通知書（正本）、入學(xué)登記表；
?? （二）學(xué)生在校學(xué)習(xí)材料：歷年學(xué)生年度鑒定表、黨團材料、學(xué)生成績總表；
?? （三）畢業(yè)材料：《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》、《全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書》（存根）；
?? （四）獎勵證明材料：學(xué)生獲得校級及其以上的獎勵審批材料（包括三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀黨團員、各類獎學(xué)金等）；
?? （五）違紀處分材料：學(xué)生觸犯國家法律、違反學(xué)校管理規(guī)定受到紀律處分的處理決定；
?? （六）組織發(fā)展材料：學(xué)生加入中國共產(chǎn)黨、共青團的組織審批材料；
?? （七）學(xué)籍異動材料：學(xué)生保留學(xué)籍、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級、出國等原因引起的學(xué)籍變動的相關(guān)證明材料；
?? （八）其它供組織人事部門參考的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。
?? 第五條 所有歸檔材料，均要求由相關(guān)部門負責(zé)人按照"以班為單位，以學(xué)號為順序"的移交方式（以下簡稱：移交方式），按時移交學(xué)生處（否則不予受理），并辦理相關(guān)移交登記手續(xù)。
?? 第六條 新生檔案的建檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）新生入學(xué)注冊取得學(xué)籍后，由各院系輔導(dǎo)員督促學(xué)生提
取各自的高考/高中檔案，并對其進行審核，然后根據(jù)班級、學(xué)號進行整理、編號，裝入學(xué)校統(tǒng)一印制的檔案袋（新生檔案袋、學(xué)生入學(xué)登記表于每年9月中旬統(tǒng)一領(lǐng)取）。
?? （二）新生入學(xué)后檔案未到和檔案材料不全的，由輔導(dǎo)員負責(zé)督促、催交，限其在2個月內(nèi)把所缺材料送達學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。本人黨、團材料入學(xué)時未帶者，由本人負責(zé)向原學(xué)校索要，一學(xué)期內(nèi)歸檔。
?? （三）新生建檔時，輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)將其入學(xué)通知書（正本）和入學(xué)登記表一并裝入檔案袋，并按檔案袋封面上的要求填寫學(xué)生檔案材料信息。新生建檔工作完成后，于每年10月底前按移交方式將全部檔案移交學(xué)生處學(xué)籍管理科。
?? 第七條 學(xué)生在校期間歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）學(xué)生年度鑒定表由各班輔導(dǎo)員于每年9月中旬開始領(lǐng)取，于每年11月底完成整理，并收齊按移交方式移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? （二）學(xué)生的學(xué)籍異動材料由學(xué)生處學(xué)籍管理科審定后歸檔。
?? （三）三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀黨團員、各類獎學(xué)金登記表及學(xué)生觸犯國家法律、違反學(xué)校管理規(guī)定受到紀律處分的處理決定由學(xué)生處學(xué)生管理科整理后按移交方式及時移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? （四）學(xué)生在校期間的成績總表由教務(wù)處負責(zé)審定并加蓋公章后，于每年5月底前按移交方式移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? （五）學(xué)生在校期間的入黨、入團材料由組織部門審定后按移交方式移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? （六）其它經(jīng)學(xué)校審定認為有必要歸檔的材料由相關(guān)部門負責(zé)整理后，按移交方式及時移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? 第八條 畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）《高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》由各班輔導(dǎo)員于每年3月中旬開始領(lǐng)?。ㄅc畢業(yè)生最后一年的年度鑒定同步進行），于每年5月底前完成整理，并收齊按移交方式移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
?? （二）《全國普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書》由招生就業(yè)指導(dǎo)中心、學(xué)生處學(xué)籍管理科審定歸檔。
?? （三）畢業(yè)生的檔案材料是用人單位選拔畢業(yè)生的重要依據(jù)，為把畢業(yè)生檔案及時轉(zhuǎn)遞到用人單位，校內(nèi)各有關(guān)單位務(wù)必于每年畢業(yè)生畢業(yè)前1個月（5月底前），將畢業(yè)生歸檔材料按移交方式移交學(xué)生處學(xué)籍管理科歸檔。
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第三章 檔案關(guān)系變動的管理
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?? 第九條 因轉(zhuǎn)學(xué)需要檔案關(guān)系變動的，由學(xué)生持轉(zhuǎn)學(xué)審批表到學(xué)生處學(xué)籍管理科辦理；因退學(xué)需要檔案關(guān)系變動的，由學(xué)生持退學(xué)審批表到學(xué)生處學(xué)籍管理科辦理。?
?? 第十條 在校學(xué)生因申請出國需將檔案轉(zhuǎn)出的，由于國家目前尚無明文規(guī)定，可由學(xué)生本人與學(xué)生處雙方參照國家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放事宜。
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第四章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞辦法
???? 第十一條 畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后1個月內(nèi)，按照畢業(yè)生就業(yè)通知書轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生的就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。繼續(xù)升學(xué)或需辦理暫緩就業(yè)手續(xù)的畢業(yè)生有特殊情況，需將檔案保留在學(xué)校的，可由學(xué)生本人與學(xué)生處雙方參照國家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放事宜。
?? 第十二條 委托他人提取檔案的，必須持委托人的身份證或有效證件。特殊情況（如在校生參軍入伍）經(jīng)學(xué)生處處長同意方可轉(zhuǎn)遞。
?? 第十三條 用人單位提取畢業(yè)生檔案時，必須持單位人事部門介紹信和本人身份證（工作證），檔案管理人員認真登記后方可轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。
?? 第十四條 學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理登記手續(xù)，填寫"學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記冊"，通過機要部門或?qū)Ｈ伺伤?，原則上不準(zhǔn)自帶。如因就業(yè)等原因確需自帶的，應(yīng)持就業(yè)單位人事部門同意本人自帶檔案的證明信，經(jīng)檔案管理人員審定后方可自帶，若檔案丟失，由本人負責(zé)。
?? 第十五條 學(xué)生處妥善保存好歷年檔案的轉(zhuǎn)遞記錄，供用人單位和畢業(yè)生查詢。
?? 第十六條 根據(jù)畢業(yè)生申請，在規(guī)定的自主擇業(yè)期內(nèi)（2年內(nèi)），檔案可以存放在學(xué)校。凡與單位簽訂正式就業(yè)協(xié)議的學(xué)生檔案由學(xué)校統(tǒng)一寄送到用人單位人事部門或上級主管（人事代理）部門，檔案寄送地址按照就業(yè)協(xié)議書"檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址"信息要求填寫。
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第五章 學(xué)生檔案的整理要求
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?? 第十七條 凡按規(guī)定應(yīng)由個人填寫的檔案材料，本人必須如實填寫，在署名時必須署本人身份證法定姓名，且與入學(xué)錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更改。?
?? 第十八條 輔導(dǎo)員及相關(guān)部門負責(zé)人在歸檔材料內(nèi)容的填寫過程中必須認真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用蘭黑色或黑色鋼筆或簽字筆填寫。歸檔材料一律不能使用復(fù)印件。
?? 第十九條 輔導(dǎo)員及相關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)完整移交歸檔材料，內(nèi)容不完整或有缺損的材料不予歸入檔案，歸檔的材料必須有負責(zé)人的簽字及單位公章。
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第六章 學(xué)生檔案的管理要求
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?? 第二十條 學(xué)生檔案管理人員要經(jīng)常檢查學(xué)生檔案，防止失火、蟲蛀、進水、磨損、丟失、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生。?
?? 第二十一條 學(xué)生檔案管理人員在工作中要堅持原則，忠于職守，嚴守保密紀律，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)知識和實際操作技能。檔案管理人員如發(fā)生工作變動，在做好檔案的交接手續(xù)后方可離崗。
?? 第二十二條 學(xué)生檔案管理人員對檔案材料要及時收集、動態(tài)管理，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，對所收集的材料，一定要做到材料齊全，內(nèi)容真實，簽署完備。
?? 第二十三條 學(xué)生處學(xué)籍管理科負責(zé)有關(guān)檔案事宜的來人、來電、來函查詢工作。
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第七章 學(xué)生檔案的查閱要求
?? 第二十四條 各院系主管學(xué)生工作的干部、輔導(dǎo)員或有關(guān)部門因工作需要查詢、借閱檔案的，經(jīng)學(xué)生處處長同意后，到學(xué)籍管理科申請查閱本院系學(xué)生的檔案。
?? 第二十五條 學(xué)生檔案原則上不外借，一般僅限在檔案室內(nèi)查閱，特殊情況需借出時必須說明理由，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，借出的檔案在三日內(nèi)必須歸還。
?? 第二十七條 借檔人閱檔時不得涂改、添注、勾劃、損壞檔案材料，不得隨意抽取、撤換或增加檔案零星材料。查閱2份以上檔案時，不要同時打開，防止裝錯或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案中有問題，應(yīng)及時向檔案管理人員說明，由學(xué)生處學(xué)籍管理科按有關(guān)規(guī)定處理，借閱人不得擅自作主進行處理。
?? 第二十八條 校外單位、公安機關(guān)、公證機關(guān)來校查閱學(xué)生檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在校內(nèi)相關(guān)部門帶領(lǐng)下到學(xué)生處學(xué)籍管理科查閱，檔案不得帶出學(xué)校。
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第八章 附則
?? 第二十九條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，學(xué)生檔案材料發(fā)放及歸檔時間已在本辦法中詳細規(guī)定，不再另行通知，應(yīng)嚴格遵照執(zhí)行。本辦法由學(xué)生處負責(zé)解釋。
?? 附件：學(xué)生檔案材料發(fā)放及歸檔時間表
